Hơn 180 trường đại học tại Đức ủy quyền cho Uni-assist tiếp nhận, thẩm định văn bằng và quy đổi điểm số của sinh viên quốc tế. Nắm vững quy trình thao tác trên cổng My-assist và chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu là chìa khóa để nhận kết quả thẩm định kịp thời trước hạn chót tuyển sinh.
⚖️ Biểu phí thẩm định tiêu chuẩn (P0 Fee Gate)
Biểu phí của Uni-assist e.V. áp dụng thống nhất cho mọi sinh viên quốc tế: 75€ cho nguyện vọng trường đầu tiên (Erstantrag) và 30€ cho mỗi nguyện vọng trường tiếp theo (Folgeantrag) nộp trong cùng một học kỳ. Phí này không được hoàn lại trong bất kỳ trường hợp nào.
Hai phương thức nộp hồ sơ qua Uni-assist: Nộp trực tiếp và VPD
Tùy theo yêu cầu của từng trường đại học, ứng viên sẽ thuộc một trong hai diện xử lý sau:
| Phương thức | Cách thức vận hành | Trách nhiệm của ứng viên |
|---|---|---|
| Nộp xét tuyển trực tiếp | Uni-assist thẩm định hồ sơ và chuyển thẳng dữ liệu sang phòng đào tạo của trường đại học | Chỉ cần nộp và thanh toán trên cổng My-assist, theo dõi trạng thái qua tài khoản |
| Xin chứng nhận tiền thẩm tra (VPD) | Uni-assist chỉ cấp giấy chứng nhận Vorprüfungsdokumentation (VPD) xác nhận điểm quy đổi kiểu Đức | Sau khi nhận file VPD từ Uni-assist, ứng viên phải tự nộp file này kèm hồ sơ lên cổng tuyển sinh riêng của trường |
Lưu ý: Các trường đại học lớn như TU München (TUM), LMU München hoặc Universität Heidelberg thường yêu cầu hình thức xin VPD.
Quy trình 4 bước nộp hồ sơ trên cổng My-assist
Bước 1: Tạo tài khoản và cập nhật thông tin cá nhân
- Truy cập cổng chính thức
my.uni-assist.devà đăng ký bằng địa chỉ email cá nhân ổn định lâu dài. - Điền đầy đủ thông tin cá nhân chính xác theo hộ chiếu (Họ, tên đệm, tên, ngày sinh, nơi sinh).
- Lưu lại số định danh ứng viên (Uni-assist Applicant ID gồm 7 chữ số) — đây là mã số bắt buộc phải ghi trong mọi email liên hệ và giao dịch chuyển khoản.
Bước 2: Tìm kiếm và chọn nguyện vọng ngành học
- Sử dụng bộ lọc "Course catalogue" để chọn học kỳ (Sommersemester hoặc Wintersemester), trường đại học và ngành học mong muốn.
- Thêm các nguyện vọng vào giỏ đăng ký (Selection list).
Bước 3: Tải tài liệu học thuật (Upload Documents)
Quy cách số hóa tài liệu là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến chậm trễ:
- Định dạng file: 100% tài liệu phải lưu dưới dạng PDF rõ nét, scan màu từ bản gốc hoặc bản dịch công chứng tư pháp.
- Tên file khoa học: Đặt tên tiếng Anh hoặc tiếng Đức rõ ràng, ví dụ:
APS_Certificate_NguyenVanA.pdf,High_School_Diploma_Notarized.pdf,B2_Goethe_Zertifikat.pdf. - Tuyệt đối không chụp bằng điện thoại: Ảnh chụp xiên góc, bóng mờ hoặc mờ chữ sẽ bị từ chối thẩm định.
Bước 4: Thanh toán phí xử lý hồ sơ
- Phương thức thanh toán nhanh nhất: Thẻ tín dụng quốc tế (Visa hoặc Mastercard). Trạng thái thanh toán sẽ chuyển sang "Paid" ngay trong vài giây.
- Phương thức chuyển khoản ngân hàng (Bank transfer): Mất 3–5 ngày làm việc để đối soát tiền. Bắt buộc phải ghi rõ:
Applicant ID + Họ tên + Ngày sinhtrong nội dung chuyển khoản (Verwendungszweck).
⚠️ Lưu ý sống còn về mốc thời gian hoàn tất đơn
Một bộ hồ sơ chỉ được tính là nộp hợp lệ khi đáp ứng đủ cả 2 điều kiện trước hạn chót: bấm nút "Nộp đơn" (Submit) và hệ thống ghi nhận đã thanh toán phí (Paid). Nếu bạn nộp đơn ngày 15/01 nhưng đến ngày 18/01 tiền mới vào tài khoản Uni-assist do chuyển khoản chậm, hồ sơ sẽ bị hủy bỏ vì quá hạn.
Mẹo theo dõi trạng thái và xử lý yêu cầu bổ sung
- Thời gian xử lý trung bình: 4 đến 6 tuần kể từ ngày nhận đủ tiền và hồ sơ. Vào giai đoạn cao điểm (tháng 12, tháng 1, tháng 6, tháng 7), thời gian có thể kéo dài hơn.
- Kiểm tra hòm thư thông báo: Uni-assist gửi mọi thông báo qua mục "Inbox" trong My-assist và email thông báo. Nếu có giấy tờ thiếu sót hoặc chưa hợp lệ, bạn thường có khoảng 10–14 ngày để tải lại bổ sung.